16

Порядок завірення копій документів для суду

Вітаю, шановні друзі! Сьогодні хочу звернути вашу увагу на порядок завірення копій документів для суду, а також на те, який з варіантів є правильним – «згідно з оригіналом» чи «копія вірна»?

Не секрет, що наприкінці 2017 року в Україні набрали чинності нові процесуальні кодекси. Вказаними змінами також були внесені уточнення до порядку оформлення документів, які подаються до суду.

Так, ст. 95 Цивільного процесуального кодексу України передбачає, що, за загальним правилом, документи мають подаватися в оригіналі або належним чином завіреній копії. Заявник, який подає документи в копіях, має вказати про наявність у нього або іншої особи оригіналу. Засвідчення вірності копії документа оригіналу здійснюється шляхом проставлення власноручного підпису і дати. Особа має право завіряти копії лише тих документів, оригінали яких знаходяться у неї.

Такі самі вимоги закріплено в ст. 94 Кодексу адміністративного судочинства України та ст. 91 Господарського процесуального кодексу України.

На сьогодні також діє Національний стандарт України «…Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003», затверджений наказом Держспоживстандарту України 07.04.2003 № 55. Його положення поширюються на всі без винятку органи державної влади, місцевого самоврядування, а також на підприємства, установи, організації всіх форм власності (п. 1.1). Стандарт також містить вимоги до відмітки про засвідчення копій документів (п. 5.27).

Підсумовуючи положення цих нормативних документів, можна зробити висновок, що під час оформлення копій мають бути дотримані три основні правила:

  • 1
    Ви можете подавати в суд завірені копії лише тих документів, оригінали яких знаходяться у вас. Посилання на те, що оригінал знаходиться у вашому розпорядженні, є обов’язковим.
  • 2
    Якщо оригіналу немає, до суду можна надати незасвідчену ксерокопію чи фотокопію документа з вказівкою про те, у кого знаходиться оригінал.
  • 3
    Відмітка має містити наступні реквізити:
  • слова – «Згідно з оригіналом»,
  • найменування посади (за наявності),
  • особистий підпис,
  • check
    прізвище та ініціали особи,
  • check
    дата засвідчення.

Зразок:

Згідно з оригіналом
Директор підпис Іванов І.І.
25.06.2018

З викладеного вбачається, що словосполучення «Копія вірна» є неправильним.

Хочу також відзначити, що серед обов'язкових реквізитів відсутній відтиск печатки. Це пояснюється тим, що на сьогодні вказаний елемент більше не є обов’язковим. Тому відтиск печатки ставиться або за вашою власною ініціативою, або якщо це прямо передбачено в установчих документах юридичної особи.

Пам’ятайте, що ігнорування вказаних правил може призвести до того, що суд надані вами матеріали до уваги не візьме.

Тому перед поданням копій обов’язково перевірте дотримання вимог, про які йдеться у цій статті, а якщо у вас виникли будь-які запитання з цього приводу, ви можете задати їх в коментарях знизу.

  • Анна:

    Чесно кажучи не знала, що словосполучення «Копія вірна» стало вже неправильним. Бо раніше копії тільки так і завіряла.

    • Любов:

      Словосполучення «копія вірна» і не була колись вірною, у НПА завжди було словосполучення «Згідно з оригіналом» для засвідчення копій.

  • Леобарр:

    Для адвоката такая ситуация тривиальна: будьте спокойны, ни и адвоката, ни у судьи нет ни времени, ни желания исследовать логические «потуги» неизвестного Мастера.
    Закон же говорит о заверении копии. О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ.
    Забавно даже представить такую ситуацию в суде.

    • Павел Малиневский:

      Не совсем понял логическую цепочку ваших мыслей «о заверении документов», но по поводу тривиальности предлагаю зайти в Реестр судебных решений и посмотреть, например, на количество определений об устранении недостатков в связи с отсутствием в иске почтового индекса. Учите мат. часть!

  • Светлана:

    Спасибо, нужная статья!!!

  • Сергей:

    Ну на граждан же эти требования не распространяются?

    • Павел Малиневский:

      Сергей, здравствуйте!
      Положения Стандарта на граждан не распространяются, но положения процессуальных кодексов требуют минимум наличия подписи и даты.

  • Олена:

    Здравствуйте. Спасибо за уточнения, полезная статья. Если есть возможность, то нужна консультация по оформлению доверенности представителю от ОМС (образец). Спасибо.

    • Павел Малиневский:

      Добрый день! Информацию принял.

  • Валентина:

    А що писать про рішення суду? Адже на руки видавалась копія рішення і скрізь стоять відмітки, що це копія.

    • Павел Малиневский:

      Зазначайте, що оригінал знаходиться у відповідному суді.

  • Николай:

    ПФУ на мій запит надав мені не завірені копії документів з моєї пенсійної справи. Ці копій я збираюсь додати до позовної заяви до окружного адмін. суду за позовом до ПФУ. У не завіреному вигляді ці документи суд у мене не прийме. Що порадите.

    • Павел Малиневский:

      Доброго дня!
      Можна зробити наступне. Подати до суду копії документів, які завірені пенсійним фондом, а після того як розгляд справи закінчиться, подати клопотання про їх повернення.
      Головне, щоб на момент подання документів до суду був їх детальний опис.
      Якщо вказані документи вам знадобляться раніше, можна подати клопотання про видачу вам копій з матеріалів справи завірених суддею.
      Приблизно так.

  • Любов:

    Окрім того, що ви зазначили необхідні реквізити для засвідчення копії юридичних осіб приватного права, для юридичних осіб публічного права, відповідно до пункту 17 Постанови КМУ № 55 напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи, отже, вважаю що під час подання документів до суду представником (працівником) юридичної особи публічного права додатково також необхідно проставляти відбиток печатки, що у цьому випадку буде обов’язково, на відміну від юридичних осіб приватного права.

  • Любов:

    Маю доповнити, що на відміну від минулої редакції Постанови КМУ з діловодства була альтернатива вибору зазначення ПІБ, а саме вказувати ініціали або ініціал, тепер лише «Європейський варіант» без альтернативи — ініціал. Це також стосується й зазначення ПІБ під час засвідчення копій.

  • >