45

Порядок завірення копій документів для суду

Вітаю, шановні друзі! Сьогодні хочу звернути вашу увагу на порядок завірення копій документів для суду, а також на те, який з варіантів є правильним – «згідно з оригіналом» чи «копія вірна»?

Не секрет, що наприкінці 2017 року в Україні набрали чинності нові процесуальні кодекси. Вказаними змінами також були внесені уточнення до порядку оформлення документів, які подаються до суду.

Так, ст. 95 Цивільного процесуального кодексу України передбачає, що, за загальним правилом, документи мають подаватися в оригіналі або належним чином завіреній копії. Заявник, який подає документи в копіях, має вказати про наявність у нього або іншої особи оригіналу. Засвідчення вірності копії документа оригіналу здійснюється шляхом проставлення власноручного підпису і дати. Особа має право завіряти копії лише тих документів, оригінали яких знаходяться у неї.

Такі самі вимоги закріплено в ст. 94 Кодексу адміністративного судочинства України та ст. 91 Господарського процесуального кодексу України.

На сьогодні також діє Національний стандарт України «…Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003», затверджений наказом Держспоживстандарту України 07.04.2003 № 55. Його положення поширюються на всі без винятку органи державної влади, місцевого самоврядування, а також на підприємства, установи, організації всіх форм власності (п. 1.1). Стандарт також містить вимоги до відмітки про засвідчення копій документів (п. 5.27).

Підсумовуючи положення цих нормативних документів, можна зробити висновок, що під час оформлення копій мають бути дотримані три основні правила:

  • 1
    Ви можете подавати в суд завірені копії лише тих документів, оригінали яких знаходяться у вас. Посилання на те, що оригінал знаходиться у вашому розпорядженні, є обов’язковим.
  • 2
    Якщо оригіналу немає, до суду можна надати незасвідчену ксерокопію чи фотокопію документа з вказівкою про те, у кого знаходиться оригінал.
  • 3
    Відмітка має містити наступні реквізити:
  • слова – «Згідно з оригіналом»,
  • найменування посади (за наявності),
  • особистий підпис,
  • check
    прізвище та ініціали особи,
  • check
    дата засвідчення.

Зразок:

Згідно з оригіналом
Директор підпис Іваненко І.І.
25.06.2018

З викладеного вбачається, що словосполучення «Копія вірна» є неправильним.

Хочу також відзначити, що серед обов'язкових реквізитів відсутній відтиск печатки. Це пояснюється тим, що на сьогодні вказаний елемент більше не є обов’язковим. Тому відтиск печатки ставиться або за вашою власною ініціативою, або якщо це прямо передбачено в установчих документах юридичної особи.

Пам’ятайте, що ігнорування вказаних правил може призвести до того, що суд надані вами матеріали до уваги не візьме.

Тому перед поданням копій обов’язково перевірте дотримання вимог, про які йдеться у цій статті, а якщо у вас виникли будь-які запитання з цього приводу, ви можете задати їх в коментарях знизу.

Читайте також: Можливості пошуку в Єдиному реєстрі судових рішень.

  • Анна сказав:

    Чесно кажучи не знала, що словосполучення «Копія вірна» стало вже неправильним. Бо раніше копії тільки так і завіряла.

    • Любов сказав:

      Словосполучення “копія вірна” і не була колись вірною, у НПА завжди було словосполучення “Згідно з оригіналом” для засвідчення копій.

  • Леобарр сказав:

    Для адвоката такая ситуация тривиальна: будьте спокойны, ни и адвоката, ни у судьи нет ни времени, ни желания исследовать логические “потуги” неизвестного Мастера.
    Закон же говорит о заверении копии. О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ.
    Забавно даже представить такую ситуацию в суде.

    • admin сказав:

      Не совсем понял логическую цепочку ваших мыслей «о заверении документов», но по поводу тривиальности предлагаю зайти в Реестр судебных решений и посмотреть, например, на количество определений об устранении недостатков в связи с отсутствием в иске почтового индекса. Учите мат. часть!

  • Светлана сказав:

    Спасибо, нужная статья!!!

  • Сергей сказав:

    Ну на граждан же эти требования не распространяются?

    • admin сказав:

      Сергей, здравствуйте!
      Положения Стандарта на граждан не распространяются, но положения процессуальных кодексов требуют минимум наличия подписи и даты.

  • Олена сказав:

    Здравствуйте. Спасибо за уточнения, полезная статья. Если есть возможность, то нужна консультация по оформлению доверенности представителю от ОМС (образец). Спасибо.

  • Валентина сказав:

    А що писать про рішення суду? Адже на руки видавалась копія рішення і скрізь стоять відмітки, що це копія.

  • Николай сказав:

    ПФУ на мій запит надав мені не завірені копії документів з моєї пенсійної справи. Ці копій я збираюсь додати до позовної заяви до окружного адмін. суду за позовом до ПФУ. У не завіреному вигляді ці документи суд у мене не прийме. Що порадите.

    • admin сказав:

      Доброго дня!
      Можна зробити наступне. Подати до суду копії документів, які завірені пенсійним фондом, а після того як розгляд справи закінчиться, подати клопотання про їх повернення.
      Головне, щоб на момент подання документів до суду був їх детальний опис.
      Якщо вказані документи вам знадобляться раніше, можна подати клопотання про видачу вам копій з матеріалів справи завірених суддею.
      Приблизно так.

  • Любов сказав:

    Окрім того, що ви зазначили необхідні реквізити для засвідчення копії юридичних осіб приватного права, для юридичних осіб публічного права, відповідно до пункту 17 Постанови КМУ № 55 напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи, отже, вважаю що під час подання документів до суду представником (працівником) юридичної особи публічного права додатково також необхідно проставляти відбиток печатки, що у цьому випадку буде обов’язково, на відміну від юридичних осіб приватного права.

  • Любов сказав:

    Маю доповнити, що на відміну від минулої редакції Постанови КМУ з діловодства була альтернатива вибору зазначення ПІБ, а саме вказувати ініціали або ініціал, тепер лише “Європейський варіант” без альтернативи – ініціал. Це також стосується й зазначення ПІБ під час засвідчення копій.

  • Ігор Тарасович сказав:

    Суды первой та апелляционной инстанции “не увидели” копий материалов дела (упрощенное производство без вызова сторон). В результате последовал неправильный правовой вывод суда. Этот правовой вывод уже в другом деле между теми же сторонами суд использовал как установленный факт, а вновь поданные копии тех же документов, подтверждающие мои требования, не принял во внимание, т.к. по мнению суда я имел возможность подать их ранее в первом производстве, но не подал.
    Написал заявление на ознакомление с первым делом с правом снятия копий. Ксерокопии мне в канцелярии сняли, но не заверили. Мотивировали тем, что заверяются только копии с оригинала, а копии с копии – нет. Хочу подать эти копии вместе с апелляцией, но сомневаюсь, как их правильно заверить для того, чтобы подтвердить факт предоставления этих копий документов в первом процессе?

    • admin сказав:

      Если у вас оригинала нет, заверить его копию вы не можете. Приложите к апелляции обычные ксерокопии, а в тексте укажите, что исходники указанных документов находятся в материалах дела, а оригиналы, по вашей информации, у такого-то лица. Для перестраховки возьмите в суде ответ о том, что действительно на таких-то страницах дела находятся указанные вами документы. Ответ также приложите к жалобе.

  • Ольга сказав:

    Вітаю! Поясніть будь ласка, подали заяву до ПФ про надання копії пенсійної справи належним чином завіреної з метою звернення до суду, але ПФ відмовив в задоволені заяви та направив лист про те, що особа сама повинна ознайомитися з документами, які знаходяться в пенсійній справі. Як правильно натисати про це в позовній заяві. Дякую.

    • admin сказав:

      Зазначте, що оригінал пенсійної справи знаходиться в ПФ та подайте до суду клопотання про витребування належним чином засвідчений копій.

  • Іванна сказав:

    Якщо я довірена особа в суді іншої фізичної особи, як засвідчити копію паспорта позивача?

    • admin сказав:

      Доброго дня!
      Якщо ви в суді представляєте позивача, то процедура посвідчення стандартна. Все описано в статті.
      Якщо продаєте копію паспорта протилежної сторони і доступу до оригіналу не маєте, долучайте звичайну копію без посвідчення з вказівкою про те, що оригінал знаходиться в іншої сторони. В разі необхідності також клопотання про витребування оригіналу або належним чином засвідченої копії з нього. Приблизно так.

  • Валентина сказав:

    Доброго дня! Стаття змістовна та актуальна. А чи має значення термін дії дати завірених юридичною особою копій документів (30 днів, рік дійсна копія) скажімо договору, якщо він безстроковий? Дякую.

    • admin сказав:

      Доброго дня! Жодних обмежень з даного приводу не зустрічав.

  • Олександр сказав:

    Чи має право керівник юридичної служби органу самоврядування завіряти копії документів і чим це передбачено?

    • admin сказав:

      Гадки не маю. Дивіться положення про юридичну службу.

  • Юрій сказав:

    Чи потрібно завіряти дублікат рахунку за оплату послуг?

    • admin сказав:

      Якщо подаєте до суду оригінал дубліката – ні, якщо подаєте до суду копію дубліката – так.

  • Ирина сказав:

    Приветствую! Этот порядок ДСТУ распространяется на документы ПриватБанка? Нужно ли ему заверять таким образом?

  • Иван сказав:

    Добрейшее, появился вопрос, может он покажется глупым, но согласно действующего законодательства при подаче в суд копий документов необходимо указать “Згідно з оригіналом”. Собственно вопрос: если эта надпись будет в виде штампа, какая позиция судов по этому поводу или только собственноручно?

    • admin сказав:

      Иван, здравствуйте! Никаких проблем при использовании штампа нет. Обращаю также внимание, что даже при использовании штампа должна быть подпись, того кто заверяет копии.

  • Ірина сказав:

    Доброго дня! Чи може підприємство оформлювати і засвідчувати копії документів інших підприємств? І в якому законі це прописано?

    • admin сказав:

      Для приватних підприємств діє принцип – що не заборонено, те дозволено (ч.1 ст.19 Конституції). Також читайте наказ Держспоживстандарту України 07.04.2003 № 55. Зіставляйте і робіть висновки.

  • Алла сказав:

    Скажіть, будь ласка, як завірити скачане з офіційного сайту рішення міської ради, яке офіційно оприлюднене на сайті тієї ж міської ради? Документ додається до позовної заяви.

    • admin сказав:

      Як варіант можна вказати так: Копія роздруківки рішення з офіційного сайту міської ради.

  • Оксана сказав:

    Здравствуйте! А если копия документа на нескольких страницах – нужно каждую страницу заверять? И где именно пишется “згідно з оригіналом” – внизу листа или вверху?

    • admin сказав:

      Добрый день, Оксана!
      Лично я заверяю каждую страницу. Так правильнее и будет меньше вопросов. Отметку о заверении копии, как правило, делаю в правом нижнем углу документа.

  • Володимир сказав:

    Добрий вечір. Підкажіть будь ласка, а це тільки для письмових документів? До позову додається доказ у вигляді відео файлу на диску. Чи потрібно в такому випадку завіряти?

    • admin сказав:

      Володимир, добрий день! Я зробив би наступним чином. Засвідчив відео файл цифровим підписом. На диску надав до суду і звичайне відео і відео засвідчене цифровим підписом. На випадок, якщо в суді виникнуть проблеми з відкриттям цифрового файлу. У клопотанні про залучення доказів, обов’язково вкажіть в кого знаходиться оригінал, щоб не було формальних підстав для відмови у його прийнятті. Приблизно так.

      • Володимир сказав:

        Дякую за допомогу. Одразу ж вперся в наступну проблему, не маю цифрового підпису.

        • admin сказав:

          Зараз взагалі це не проблема. Паспорт, ідентифікаційний номер і в найближчу податкову, яка формує цифрові підписи. Якщо у вас є адвокат і він має цифровий підпис – докази можна подати в суд через нього.

          • Володимир сказав:

            Добрий вечір. Я у Вас запитував на рахунок завірення відео файлу. Вибачте, що морочу голову. Адвоката не маю, так, як не багато заробляю. Отже стараюсь сам. Я подав позов ще до того, як Вам написав. Але суд залишив позовну заяву без руху так, як подав її всупереч приписам ч. 1 ст. 161 КАСУ у їх взаємозв’язку з ч. 2, ч. 5. ст. 94 КАСУ, додані до позовної заяви копії документів належним чином не засвідченні. Стаття 94 КАСУ (ПИСЬМОВІ ДОКАЗИ). Тобто суд вказав на помилку подачі письмових доказів. Мабуть до дисків в нього не має заперечень.
            А в ч. 1 ст. 161 КАСУ
            1. ДО ПОЗОВНОЇ ЗАЯВИ ДОДАЮТЬСЯ ЇЇ КОПІЇ, а також копії доданих до позовної заяви документів відповідно до кількості учасників справи, крім випадків, визначених частиною другою цієї статті.
            Саму заяву я подавав в трьох екземплярах, один з штампом числа подачі мені віддали (оскаржую дії інспектора поліції). Ці екземпляри теж вважаються копіями і повинні бути належним чином завірені? (Якщо так, то, яку заяву вважати оригіналом?).

          • admin сказав:

            В копіях має бути і позовна заява і всі додатки до неї.
            Кількість примірників копій має відповідати кількості учасників судового процесу.

  • >